Завершена реализация проекта

Завершена реализация проекта «Усовершенствование процесса взаимодействия структурных подразделений ОГБУЗ «Белгородская ЦРБ» от планирования до осуществления закупки».

Целью проекта: Сокращение времени протекания процесса от планирования до осуществления закупки с 222 мин 30 сек до 179 мин 05 сек, Сокращение количества ошибок при формировании пакета документов с 70% до 5%

Обоснованием инициации проекта: 

Средний срок процедуры согласования заявки на приобретение товаров работ, услуг в учреждении для собственных нужд в настоящее время составляет от 6 до 15 дней.

Кроме того, проведение конкурентной процедуры закупки в среднем, исходя из сроков, установленных 44-ФЗ составляет 15 дней (котировки) до 40 дней (аукционы) с момента размещения уведомления о проведении конкурентной процедуры в Единой информационной системе в сфере закупок до момента заключения контракта. Срок проведения закупки по п. 4 ст. 93 44-ФЗ с использованием «магазина малых закупок» составляет 7-10 дней.

Длительный срок согласования заявок на закупку, увеличивает общий срок необходимый для приобретения товаров, работ, услуг.

Отсутствие регламента к заполнению заявки для подготовки документации о проведении закупки, приводит к большому количеству замечаний к предоставляемым инициатором заявки документа, и в свою очередь, к увеличению срока согласования заявок на приобретение товаров, работ, услуг для нужд учреждения.

Для сокращения срока согласования заявок на приобретение товаров, работ, услуг, и в целях минимизации замечаний к оформлению заявок и содержанию технических заданий и иных документов, предоставляемых инициатором вместе с заявкой, руководством учреждения было принято решение о разработке и внедрении электронного модуля «Управление закупками».

Провели опрос инициаторов закупок, была выявлена неудовлетворенность у 75 % (30 инициаторов): 10 инициаторов (25 %) – не удовлетворены длительной процедурой согласования, 10 инициаторов (25 %) - не удовлетворены отказом по заявке, 10 инициаторов (25 %) – не удовлетворены увеличение сроков для удовлетворения потребностей.

В рамках реализации проекта были разработаны алгоритм передвижения входящей документации, касающиеся закупок, модуль управления закупками, порядок распределения заявок по получателям, разработано и утверждено Положение (регламент) взаимодействия контрактной службы при осуществлении закупочной деятельности со структурными подразделениями, должностными лицами, разработан СОП «Порядок формирования документации к заявке», разработан шаблон заявки на закупку.